GÓC CHIA SẺ - CHƯƠNG 3 - PHẦN 9. BƯỚC THỨ NHẤT, PHƯƠNG PHÁP ĐỂ MỞ MỘT CUỘC HỌP

Bước thứ nhất trong trình tự là mở cuộc họp, nhằm mục đích để mọi người đưa ra hết thông tin ở trong đầu họ. Do đó, thành phần tham dự là những người biết về quy trình công nghệ nơi sản xuất. Tập hợp những người không biết lại hầu như chả có lợi ích gì. Nếu thấy cần thiết, tập hợp luôn những người phụ trách trước đó hay người thông thạo về việc này. Số người nên giới hạn ở khoảng từ 5 đến 10 người. Điều quan trọng là cách tiến hành cuộc họp.

Trước tiên, để mọi người tự do phát biểu, không như vậy thì không thể đưa hết thông tin trong đầu họ ra được. Đặc biệt  chú ý là không nên phê phán những gì được nói ra. Điều cấm kỵ nhất là chê bai ai vừa bắt đầu nói ra điều gì họ cho là có lợi ích. Ai bị chê bai cũng đều khó chịu cả. Ngoài ra, khi có ai đó diễn tả chưa rõ ràng ta không nên vội vã mà nên đợi cho họ nhớ ra. Biết lắng nghe câu chuyện sẽ làm người nói diễn tả mạch lạc hơn. Mục đích của cuộc họp không phải là để đưa ra kết luận mà là vốn thông tin nhằm tìm ra đầu mối. Ta cần tiến hành với tinh thần giống như nhân viên điều tra hình sự, ai cũng có thể liên quan đến tội phạm nên phải nghe cho hết. Ở chỗ này chúng ta cần phải có nghệ thuật. Dọa nạt không mang lại hiệu quả, trọng lượng thông tin nói ra còn có cả thông tin sai lệch, nhưng dù thế vẫn cứ chấp nhận, sau này điều tra thêm sẽ phán đoán được đúng - sai. Do đó, trong cuộc họp không được làm việc chọn lọc mà chỉ cố cho mọi thành viên nói càng nhiều càng tốt. Để đạt được điều đó, điều cần chú ý là không được quy trách nhiệm. Sau cuộc họp, nếu ta chất vấn ai đó rằng: "trong cuộc họp ngày ấy cậu đã nói như vậy… đúng không?"… Thì lần sau ai cũng ngồi im theo phương châm "im lặng là vàng"Chính vì thế, người điều khiển cuộc họp rất quan trọng. Họ phải biết làm cho mọi người nói, hoặc nếu thấy cần thiết thì nêu tên yêu cầu phát biểu. Có người chỉ ngồi im lặng, nhưng khi ta gợi ý thì họ nói không dứt.


Có một cách làm sinh động là viết ra. Để bảng đen hoặc dán giấy tờ ở chỗ mọi người nhìn thấy và ghi tóm tắt lời mọi người nói ra. Con người có một khả năng là nhớ ra những điều đã quên khi nhìn vào những dòng chữ được viết ra.

Cuộc họp cần kéo dài trên 2 tiếng. Nếu chỉ vẻn vẹn khoảng 1 tiếng thì buổi họp khó sôi nổi. Khi bắt đầu sôi nổi thì người điều khiển phải biết duy trì lâu bầu không khí đó. Khi thấy mọi người mệt mỏi, có thể cho nghỉ uống trà, ăn bánh. Điều quan trọng trong cách làm này là làm sao để mọi người có ý thức động não để giải quyết vấn đề . Làm được thế thì dù không nói điều gì to lớn, nhưng một lần tập hợp lại tất cả những người liên quan sẽ giúp cho công việc đi theo chiều hướng tốt, và người tham dự sẽ giúp ta giải quyết vấn đề. Dù có người không tiếp tay chăng nữa, nhưng chí ít họ cũng không cản trở ta. Nếu không tập hợp lại một lần có người sẽ nghĩ rằng bị làm theo việc định sẵn và khó có kết quả mong muốn. Với ý nghĩa như thế, cuộc họp kiểu này trong quá trình triển khai nếu thấy cần mở ra vài lần nữa vẫn tốt. Tuy nhiên, có thể nói cách điều hành cuộc họp có tốt hay không sẽ quyết định hơn một nửa sự thành công hay thất bại.

Có thể nói cách làm như thế là mở cuộc họp để "rửa não", hay là gột sạch những gì tồn tại trong não. Sẽ có người lo với cách thức cho nói thả sức kiểu đó, hạng mục nêu ra sẽ tăng vô kể. Nhưng thực ra ta nên lo thiếu hơn là lo thừa. Sau đó ta sẽ chỉnh lại những ý kiến, ý nghĩ, ý tưởng được nêu ra.

Nguồn ST
SHARE
0912.283.999 - Mr Trâm
0975.456.932 - Mr Lâm